Vi på Poolia arbetar för att du som kandidat ska känna dig trygg i att dela dina personuppgifter med oss, och vi prioriterar därför att alltid värna om din integritet. För att göra detta så strävar vi alltid efter att skydda dina personuppgifter på bästa sätt, samt att alltid arbeta i enlighet med gällande lag och reglering inom dataskydd. När du som kandidat blir en del av Poolias kompetensnätverk genom att skapa ett konto hos oss eller söka en tjänst, så vill vi att du alltid ska veta hur, när och varför vi behandlar dina uppgifter. Vi vill också att du alltid ska vara medveten om de rättigheter du har som medlem i vårt kompetensnätverk. Poolia behandlar som regel inte dina personuppgifter om du inte gett oss ditt uttryckliga samtycke att göra just detta.
I vår Integritetspolicy får du möjlighet att läsa mer om:
- Vilka personuppgifter vi behandlar
- För vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter
- Vem som kan få tillgång till dina personuppgifter
- Hur länge vi sparar dina personuppgifter
- Dina rättigheter som registrerad.
Vilka är personuppgiftsansvariga hos oss?
Poolia Sverige AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Poolia Sverige AB är registrerat hos Bolagsverket med organisationsnummer 556426-7655 och har sitt säte på Torsgatan 11, 111 23 Stockholm.
Om du som kandidat har frågor eller synpunkter som gäller vår Integritetspolicy, vill veta hur dina personuppgifter hanteras av Poolia, eller vill utöva dina rättigheter som registrerad är du välkommen att vända dig till Poolia. Vi har utsett ett dataskyddsombud (Data Protection Officer), för att du ska få svar på sådana frågor.
Du når vårt dataskyddsombud på e-postadressen: dataskydd@poolia.se eller på telefonnummer: 0770 – 111 222.
Vilka personuppgifter behandlar vi på Poolia:
Vad är personuppgifter?
Personuppgifter är sådana uppgifter som kan användas för att identifiera dig som person, direkt eller indirekt.
Personuppgifter som du lämnar till oss:
När du går med i Poolias kompetensnätverk så kommer du att lämna viss information om dig själv till oss. Detta räknas alltså som personuppgifter som du har lämnat till oss. Denna information är exempelvis uppgifter om namn, e-post, telefonnummer, födelsedatum, nuvarande arbete och/eller titel. Detta inkluderar självfallet de ansökningshandlingar som du väljer att skicka in till oss, till exempel ditt CV, personliga brev eller intyg. Vi behandlar endast dina personuppgifter i det syfte som har angetts i det samtycke du lämnar i samband med registrering. I vissa fall kan det vara så att du som kandidat lämnar så kallade känsliga personuppgifter till oss, exempelvis personnummer, etnisk bakgrund, sexuell läggning, politisk åskådning, religiös övertygelse eller facktillhörighet. Som princip rekommenderar vi att du inte lämnar denna typ av speciellt integritetskritiska personuppgifter. Men om du ändå skulle välja att göra detta, så kommer vi endast att behandla dessa i enlighet med ditt uttryckliga samtycke. Denna typ av uppgifter behandlas självfallet med särskild vaksamhet, för att så långt som möjligt värna om din integritet.
Personuppgifter som vi samlar in:
Ibland behandlar Poolia också personuppgifter som vi har samlat in från dig eller tredje part, exempelvis om du vid registrering har valt att hämta dina personuppgifter från din Linkedinprofil. Om du väljer att göra detta får Poolia tillgång till de personuppgifter som du själv valt att uppge på din Linkedinprofil.
Poolia får inte någon djupare tillgång till din Linkedinprofil. I det fall du går vidare i en rekryteringsprocess kan Poolia komma att behandla uppgifter om dig som dina referenspersoner lämnar till oss. Det är även möjligt att Poolia kan komma att behandla resultat från personlighets-, begåvnings- och kompetenstester som du genomfört i samband med en rekryteringsprocess.
För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?
Din kompetensprofil
Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna hantera din kompetensprofil som kandidat, och därmed kunna matcha dig mot lediga tjänster. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är ditt samtycke, något du lämnar då du blir en del av vårt kompetensnätverk. Skulle du välja att inte lämna ditt samtycke till denna behandling har vi tyvärr ingen möjlighet att spara dina uppgifter eller matcha din profil mot lediga tjänster.
Referenser och testresultat
Har vi samlat in uppgifter om dig i samband med referenstagning, alltså från tredje person, så behandlas dessa uppgifter med den lagliga grunden berättigat intresse. Poolia följer dessutom en Referensrutin som innebär att vi inte sparar sådana uppgifter längre än nödvändigt.
Om du genomför ett personlighets-, begåvnings- eller kompetenstest i samband med en rekryteringsprocess hos Poolia kommer vi att behandla resultaten av dessa. Denna behandling, och eventuell komplettering av din kompetensprofil, sker utifrån ditt uttryckliga samtycke som laglig grund.
Vem kan få tillgång till dina personuppgifter?
Som grundregel behandlas dina personuppgifter främst av Poolia som personuppgiftsansvarig. Vi kan dock komma att behöva dela din information i enlighet med nedan.
- I det fall du ingår i en rekryteringsprocess kan Poolia komma att dela dina personuppgifter med vår kund, alltså Poolias uppdragsgivare
- Vi kan komma att dela din information med interna och externa IT-leverantörer. Även andra leverantörer som Poolia väljer att anlita kan komma att ta del av din information, dock endast i den utsträckning det är nödvändigt för att fullgöra sina åtaganden till Poolia.
- Dina personuppgifter kan även komma att delas med andra bolag inom PION Group, den koncern som Poolia är en del av, för interna administrativa ändamål, t ex där vi genom att dela uppgifterna kan tillhandahålla en bättre matchning mot lediga tjänster för dig som kandidat.
Hur länge sparar Poolia dina personuppgifter?
För att kunna uppfylla våra åtaganden gentemot dig så kommer Poolia att spara dina personuppgifter i tre år efter det att du lämnar ditt samtycke, eller till det att du väljer att återkalla ditt samtycke. Efter tre år kommer Poolia att be dig lämna ett nytt samtycke, och därmed fortsätta vara en del av vårt kompetensnätverk.
Notera att Poolia kan komma att behöva spara information om dig längre än tre år i den mån vi är skyldiga att göra så enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut.
Dina rättigheter som registrerad i Poolias kompetensnätverk:
Som registrerad så har du vissa rättigheter då det gäller behandlingen av dina personuppgifter. Vill du utöva dessa rättigheter eller har frågor kring detta, vänligen kontakta personuppgiftsansvarig eller vårt dataskyddsombud.
Återkalla samtycke:
Du har rätt att återkalla ditt samtycke du lämnat för behandling av personuppgifter. Detta påverkar dock inte lagligheten av den behandling som ägde rum innan ditt samtycke har återkallats.
Rätt till tillgång:
Du har rätt att både få bekräftelse på om dina personuppgifter behandlas, samt information om hur dina personuppgifter behandlas. Du har också rätt att få en kopia på de personuppgifter som är under behandling.
Rätt till rättelse:
Du har rätt att få felaktiga personuppgifter rättade. Du har också rätt att komplettera ofullständiga uppgifter genom att tillhandahålla information.
Rätt till radering:
Du har under vissa förutsättningar rätt till att begära radering av dina personuppgifter. Detta gäller när:
- Uppgifterna inte längre behövs för det ändamål de behandlats för
- Du återkallar ditt samtycke, därmed finns det ingen laglig grund för behandling
- Du invänder mot behandlingen, och det inte finns tyngre vägande skäl för fortsatt behandling
- Personuppgifterna behandlats utan laglig grund
- En rättslig förpliktelse kräver radering, och Poolia omfattas av sådan plikt.
Poolia raderar dina personuppgifter på din begäran, under förutsättning att Poolia inte är skyldiga att spara dina personuppgifter i enlighet med gällande lag, förordning och myndighetsbeslut.
Rätt till begränsning av behandling:
Du har under vissa förutsättningar rätten att begära en begränsning av Poolias behandling av dina personuppgifter. Detta gäller bland annat om du bestrider uppgifternas korrekthet och Poolia därmed måste kontrollera detta.
Rätt till dataportabilitet:
Du har under vissa förutsättningar rätt att få ut de personuppgifter du lämnat till oss och som rör dig. Detta ska i sådana fall lämnas ut i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Du har rätt att överföra dessa personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig om behandlingen grundar sig på ditt samtycke eller sker automatiserat. Om det är tekniskt möjligt har du rätt att be Poolia överföra personuppgifterna direkt från oss till annan personuppgiftsansvarig.
Rätt att inge klagomål:
Du har rätt att lämna klagomål till en behörig tillsynsmyndighet. I Sverige är den behöriga tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten.
Ändringar i Poolias Integritetspolicy
Poolia förbehåller sig rätten att göra ändringar i de villkor som anges i vår policy ovan. Väsentliga ändringar i villkoren förmedlas digitalt och den senaste versionen läggs ut på www.poolia.se.