Besökskoordinator till Trafikverket!
Har du en passion för service och älskar att tala inför grupper? Då kan du vara den vi söker! Nu söker vi en besökskoordinator till spännande roll på Trafikverket! Tjänsten är ett långsiktigt konsultuppdrag på 80% med start senast 2025-09-15 men kan påbörjas snarast efter kontraktstecknande. Tjänsten sträcker sig i 2 år med möjlighet till förlängning ytterligare 2 år.
Sök rollen redan idag då intervjuer sker löpande!
Om tjänsten
Uppdraget som besökskoordinator är en central roll i projektet och innebär att vara ett stöd till hela organisationen i frågor som rör externa besök, studiebesök och evenemang. Rollen syftar till att säkerställa en professionell och enhetlig hantering av alla typer av besök och möten där projektet presenteras för externa och interna intressenter, både nationella och internationella. Uppdraget är placerat inom projektets kommunikationsfunktion och rapporterar till kommunikationsansvarig.
Dina arbetsuppgifter kommer huvudsakligen vara:
Utveckla riktlinjer för besökshantering: Utveckla rutiner och principer för hur studiebesök, externa delegationer och andra typer av besök ska planeras och genomföras inom projektet, inklusive ansvarsfördelning, säkerhetskrav och kommunikationsstöd.
Samordna och boka studiebesök och föredrag: Fungera som kontaktpunkt och koordinator för inkommande besöksförfrågningar, hantera kalendrar, boka lokaler och resurser samt säkerställa att besöken genomförs i enlighet med gällande riktlinjer och målgruppens behov.
Samordna med entreprenörer: I samråd med projektets entreprenörer planera, och samordna besök och visningar i produktionsmiljö, med hänsyn till arbetsmiljö, säkerhet och tillgänglighet.
Genomföra presentationer: Självständigt eller tillsammans med andra hålla föredrag och presentationer på både svenska och engelska, anpassade till målgruppen – exempelvis skolklasser, branschkollegor, internationella delegationer eller politiska beslutsfattare.
Planera och genomföra konferenser och event: Ansvara för att projektets interna och externa evenemang (såsom invigningar, seminarier eller fackdagar) genomförs med god logistik, tydligt innehåll och i enlighet med projektets kommunikationsmål och varumärke.
Ta fram presentationsmaterial: Producera, uppdatera och anpassa presentationsunderlag, bilder, talstöd och annat kommunikationsmaterial i samarbete med kommunikationsteamet och projektets övriga funktion.
I detta uppdrag krävs fysisk närvaro på Trafikverkets kontor fem dagar i veckan i centrala Göteborg.
Vem är du?
För att lyckas i denna roll behöver du ha god pedagogisk förmåga och hög servicekänsla. Du är engagerad och ansvarstagande samt trivs att trivs med att tala inför grupper. Vidare är du strukturerad, självgående och har en god skriftlig framställningsförmåga. Du kommer arbeta tillsammans med andra vilket kräver en utpräglad samarbetsförmåga där du tar initiativ och driver arbetet framåt.
Krav för rollen
Akademisk utbildning inom kommunikation, information, media om 180/240p eller annan kombination av utbildning och erfarenhet som Trafikverket bedömer som likvärdig.
Minst 5 års arbetslivserfarenhet av kvalificerat kommunikationsarbete eller motsvarande arbete inom event- eller utställningsverksamhet. Med kravet avses exempelvis planering, samordning eller genomförande av kommunikation inom organisationer, projekt eller myndigheter, alternativt som eventplanerare, koordinator eller producent inom eventbyrå, reklambyrå eller liknande.
Dokumenterad erfarenhet av att förmedla komplex information på ett pedagogiskt och lättbegripligt sätt, anpassat till olika målgrupper.
Erfarenhet av att tala inför större grupper (minst 20 personer) på både svenska och engelska. Erfarenheten ska ha erhållits under de senaste fem (5) åren.
Gedigen erfarenhet av att ta fram olika former av presentationsstöd/material.
God kunskap om Microsoft Office.
Körkort som minst omfattar behörighet ”B.
Alla krav ska vara tydligt synliga i ditt CV när du skickar in din ansökan.
Om verksamheten
Besökskoordinatorn är placerad inom Västlänkens projektavdelning och arbetar huvudsakligen med projekt Västlänken. Arbete kan även förekomma inom övriga projekt som ingår i avdelningens ansvar, såsom Sävenäs, Pilekrogen, Lärje och Olskroken.
I Göteborg och Västsverige finns det ett att antal brister vad gäller transportsystemets funktion vilket hämmar regionens utveckling. Problemen berör såväl långväga och korväga godstrafik som det regionala resandet som arbetspendlingen. Även det långväga personresandet till och från Göteborg påverkas negativt av bristerna i och kring centrala Göteborg.
En av åtgärderna som man identiferat för att komma tillrätta med problemet är att bygga Västlänken, vilket ingår som en del av Västsvenska paketet. Västlänken ska resultera i cirka 8 km dubbelspårig järnväg, varav 6 km i tunnel, mellan Almedal i söder och Olskroken i norr genom centrala Göteborg. Dessutom ingår tre nya stationer i staden- vid Göteborg Central, Haga och Korsvägen. Projektet påbörjades 2018 och håller på fram till år 2026.
För ytterligare informaton se http://www.trafikverket.se/vastlanken.
